DokFee Mail & Pay

Dokumentenversand und 
Zahlung in einem System.

Vom fertigen Dokument bis zum Zahlungseingang: DokFee Mail & Pay verbindet Organisation, Zustellung und Bezahlung in einem durchgängigen digitalen Prozess für Ihre Praxis.

Weniger Verwaltungsaufwand · Weniger Papier · Einfacher bezahlen

Weniger manuelle Arbeit

Sortieren, Kuvertieren und der Weg zum Briefkasten entfallen.

Weniger Druck und Porto

Dokumente werden bevorzugt digital zugestellt.

Sicher und zuverlässig

Versand, Dokumente und Kosten bleiben nachvollziehbar.

Zahlungsmöglichkeiten

Ihre Patienten begleichen Rechnungen bequem digital.

So funktioniert Mail & Pay

Vom PVS bis zur Zahlung.

DokFee Mail & Pay bildet den gesamten Dokumenten- und Zahlungsprozess in einem durchgängigen Workflow ab – vom fertigen Dokument bis zur zentralen Nachverfolgung.

1

Dokument erfassen

über DruckFee, Direktupload oder RZ-Upload

2

Prüfen & organisieren

Dokumente laufen im Tagescontainer zusammen

3

Versand auslösen

digital first, bei Bedarf automatisch per EPOST

4

Patient erhält das Dokument

digital im Portal oder postalisch

5

Rechnung bezahlen

über integrierte Zahlungsdienste

6

Versand & Kosten nachvollziehen

über Versand- und Kostenlisten

Flexibler Daten-Input

Drei Wege zu DokFee.

Je nach Arbeitsweise und Dokumentenmenge können Rechnungen und Unterlagen auf unterschiedlichen Wegen an DokFee übergeben werden.

  • DruckFee

    Für einzelne Rechnungen und das Tagesgeschäft

    Dokumente werden über einen virtuellen Druckertreiber direkt aus dem PVS an DokFee übergeben. Dabei werden automatisch PDF-Dateien erzeugt und relevante Empfängeradressen per KI erkannt.

  • Direkter Upload

    Für bereits vorhandene PDFs

    Dokumente können direkt im Web-Portal hochgeladen werden. Auch hier analysiert die KI die Dateien automatisch auf relevante Adressdaten.

  • RZ-Upload

    Für große Rechnungsmengen

    Strukturierte Daten werden direkt aus dem Rechenzentrum übergeben. DokFee übernimmt die komplette Rechnungsgenerierung inklusive Versand. Eine KI-Analyse ist hierbei nicht erforderlich.

Frau in weißem Arztkittel arbeitet am Computer im medizinischen Umfeld.

Zentral organisiert

Sofort sehen, was fertig ist – 
und was noch fehlt.

Der Tagescontainer ist die zentrale Steuerung für den täglichen Dokumenten-Workflow. Hier sieht Ihr Praxisteam auf einen Blick, welche Sendungen vollständig versandfertig sind und wo noch Angaben oder Anlagen fehlen.

Versandfertige Sendungen
Dokumente mit geprüfter Empfängeradresse und vollständigen Unterlagen stehen für den Versand bereit.

Adresse ergänzen
Fehlende Empfängeradressen können direkt vervollständigt werden.

Anlage hinzufügen
Zusätzliche Dokumente oder Behandlungsunterlagen lassen sich der passenden Sendung zuordnen.

Wichtige Regel vor der Freigabe
Erst wenn alle offenen Dokumente zugeordnet oder mit einer vollständigen Adresse versehen wurden, kann der gesamte Versand in einem Schritt ausgelöst werden.

Beim Postversand inklusive:

Empfängeradresse für den Fensterbrief

digitaler Zugangscode & Link

Digital-Opt-In für zukünftige Sendungen

SEPA-Bezahlcode für die Banking-App

Person überprüft Dokumente und Rechnungen auf Papier.
Person bezahlt mit Kreditkarte und Smartphone für DokFee-Service.

Für Ihre Patienten

Dokumente erhalten und direkt bezahlen.

Im digitalen Patientenportal finden Patienten ihre Dokumente und Rechnungen an einem Ort. Offene Rechnungen bezahlen sie direkt per Banking-App. Über den Zahlungsdienstleister Unzer stehen weitere Zahlungsmittel und Zahlungsverfahren zur Verfügung.

Bezahlstatus auf einen Blick
Patienten sehen, welche Rechnungen bezahlt und welche noch offen sind.

Direkt per Banking-App zahlen
Mit dem SEPA-Code auf der Rechnung bezahlen Patienten direkt über ihre Banking-App.

Weitere Online-Zahlungsarten
Über Unzer stehen Kreditkarte, PayPal und weitere Online-Zahlungsmittel zur Verfügung.

Flexible Zahlungsoptionen mit Ausfallschutz
Unzer ermöglicht Lastschrift, Ratenzahlung und ein verlängertes Zahlungsziel – bei guter Bonität des Patienten jeweils mit Ausfallschutz.

Aus der Praxis

So erleben Praxen DokFee.

Weniger Routinearbeit, einfachere Abläufe und mehr Zeit im Praxisalltag.

  • „Wir merken eine deutliche Arbeitserleichterung, seitdem wir die DokFee Voice online geschalten haben. Die Mitarbeiter des Empfang-Teams kommen mit dem Dashboard und den zu erledigenden Aufgaben sehr gut zurecht. Auch die Patienten nehmen die DokFee gut an und lösen Anfragen direkt mit der DokFee.“

    Geschäftsmann in Anzug mit Brille, lächelnd, professionell.

    Prof. Dr. med. Dr. med. dent. Denys J. Loeffelbein

    MCLINIC | Interdisziplinäres Facharztzentrum München
  • „Als langjähriger Evident-Anwender haben wir uns sehr gefreut, dass mit O-TIS ein Terminmanagement direkt in unseren Terminplan eingebunden werden konnte.
    Immer haben wir bei Anwenderproblemen eine schnelle Hilfe durch das Schön-Schlenz-Team erhalten, ohne Ziehen von Ticketnummern oder stundenlangen Warteschleifen, und Unterstützung beim Umsetzten unserer „Bedürfnisse“ in der Praxis. Hier haben wir immer ein „offenes konstruktives Ohr“ gefunden. Mit der Weiterentwicklung von KI haben wir begeistert nun auch das Dokfeechen integriert, sodass wir uns in schwierigen Personalsituationen die Möglichkeit haben immer erreichbar zu sein und effektiv gutes Patientenmanagement betreiben zu können. Wir freuen uns auch schon auf die Einbindung der nächsten Stufe für uns, die digitalen Rezeption.“

    Ärztin mit freundlichem Lächeln, medizinische Beratung, DokFee.
  • „Wir haben uns für DokFee entschieden, weil wir eine zentrale All-in-one-Lösung für unsere komplexe Praxisstruktur gesucht haben. Mit DokFee können wir alle Standorte und ihre individuellen Anforderungen effizient abbilden – und behalten dank des zentralen DokFee-Dashboards jederzeit den vollen Überblick. Darüber hinaus sind wir mit Ihrer Betreuung sehr zufrieden und fühlen uns bei allen noch anfallenden Fragen immer sehr gut unterstützt.“

    Seniorin trinkt Kaffee, lächelnd, in gemütlicher Umgebung.

    Andrea Deunk

    Bielefeld lächelt
  • „In Zeiten von akutem Personalmangel ist DokFee für uns wie ein zusätzlicher, unsichtbarer Mitarbeiter. Wir haben das ständige Telefonklingeln endlich im Griff und können uns wieder voll auf die Patientenbetreuung vor Ort konzentrieren. Eine gigantische Entlastung für das gesamte Praxisteam!“

    Frau in medizinischer Uniform vor moderner Praxis, lächelnd.

    Sandra Wegener

    Zahnkultur Berlin
  • „Dank der tiefen EVIDENT-Integration und dem exklusiven Echtzeit-Schreibzugriff landen Online-Buchungen vollautomatisch in unserem Kalender. Pro Online-Termin sparen wir 5 Minuten manuelle Arbeit. Zudem senken wir unsere No-Show-Raten drastisch, ohne unsere Patienten an offene Buchungsportale zu verlieren.“

    DokFee Arzt in Praxis mit freundlichem Blick und professionellem Auftreten.

    Dr. med. Tobias Wilck

    MKG PRAXIS ALTONA
  • „Wir sind mit der Lösung und der Zusammenarbeit außerordentlich zufrieden. Von der Implementierung bis zum laufenden Betrieb wurden wir jederzeit kompetent begleitet. Die Anwendung erleichtert unseren Praxisalltag erheblich und überzeugt durch Zuverlässigkeit, Benutzerfreundlichkeit und innovative Funktionen.
    Wir empfehlen O-TIS mit voller Überzeugung weiter.“

    Mann mit Brille und freundlichem Lächeln, professionell und vertrauenswürdig.
  • „Wir hatten anfangs wirklich Sorge, dass unsere Praxisorganisation durch eine neue Software durcheinandergerät. Aber die Einführung war völlig schmerzfrei. Der persönliche Support ist erstklassig und die intuitive Bedienung hat unser Team vom ersten Tag an überzeugt.“

    Zahnarzt bei der Arbeit, lächelnd, in Praxisumgebung.

    Dr. Dr. Dr. Tobias Dierkes M. Sc.

    Praxis an der Villa Regia
  • „Wir arbeiten sehr gerne mit DokFee. Die digitale Rezeption und der KI-Anrufbeantworter haben unseren Arbeitsalltag deutlich verbessert. Das Tool ist zuverlässig und intuitiv. Besonders hervorzuheben ist der schnelle, kompetente und sehr freundliche Kundenservice. Das ermöglicht uns ein deutlich stressfreieres Arbeiten. Ein Mehrwert für uns und unsere Patienten zugleich.“

    Lächelnder Arzt in blauer Uniform im Krankenhaus.

    Dr. Dr. Stephan Eulert

    MVZ PraxisKlinik Eulert GbR
  • „Nach vielen Jahren erfolgreicher Zusammenarbeit mit O-TIS haben wir zwischenzeitlich zu einem anderen Anbieter gewechselt, weil wir uns davon mehr Neupatienten versprochen haben. Die erhofften Vorteile blieben jedoch aus, während wir die nahtlose Integration und die zuverlässigen Abläufe von O-TIS schnell vermisst haben. Deshalb sind wir wieder zurückgekehrt – heute wissen wir, dass eine erfolgreiche Online-Terminvergabe vor allem dann funktioniert, wenn sie perfekt in den Praxisalltag integriert ist.“

    Frau mit Brille und freundlichem Lächeln, medizinisches Personal.
  • Nach dem Versand

    Versand und Kosten zentral dokumentiert.

    Nach dem Versand bleiben alle relevanten Informationen zentral nachvollziehbar. DokFee erstellt automatisch die wichtigsten Nachweise für Ihre Praxis.

    Versandliste

    Chronologisches Archiv der Dokumente.

    Kostenliste

    Übersicht der Einzel-, Tages- und Monatskosten.

    Portoguthaben

    Aktuellen Stand jederzeit im Blick.

    Transparent & einfach

    Ein Paket. Ein klarer Preis.

    Mit DokFee Mail & Pay erhalten Sie eine feste monatliche Grundgebühr – inklusive Software, KI und Patientenportal. Der Versand erfolgt je nach Erreichbarkeit digital oder automatisch per E-POST.

    150 €*

    monatliche Grundgebühr

    Monatliche Nutzungspauschale inklusive:

    Software

    KI-gestützter Dokumentenverarbeitung

    Patientenportal

    Einmalige Einrichtung: 300 €

    Alle Preise zzgl. gesetzlicher MwSt.

    Jetzt DokFee starten

    Digitaler Versand

    Patient ist digital registriert

    Benachrichtigung per E-Mail oder SMS und Bereitstellung im Patientenportal.

    ab 0,40 € Transaktions-Gebühr / Brief

    Automatischer E-POST-Versand

    Patient ist nicht registriert

    Für nicht digital erreichbare Patienten übernimmt DokFee automatisch den postalischen Versand.

    ab 0,40 € Transaktions-Gebühr / Brief 
zzgl. regulärem Postporto

    Aus der Praxis

    Mehr als 500 Praxen 
vertrauen auf DokFee.

    Ob kleine Praxis oder größere Einrichtung: DokFee ist bereits bei zahlreichen Anwendern im Einsatz und sorgt für einfachere, effizientere digitale Abläufe.

    Häufig gestellte Fragen

    Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen rund um DokFee Mail & Pay.

    DruckFee eignet sich besonders für einzelne Rechnungen und das Tagesgeschäft, der direkte Upload für bereits vorhandene PDFs und der RZ-Upload für größere Rechnungsmengen.

    Unvollständige Dokumente werden im Tagescontainer entsprechend gekennzeichnet. Fehlende Adressen können ergänzt und Anlagen der passenden Sendung zugeordnet werden.

    Ist ein Patient noch nicht für die digitale Zustellung registriert, erfolgt der Versand automatisch gedruckt und kuvertiert per EPOST.

    Beim postalischen Versand entstehen Handling-Gebühren entsprechend dem gewählten Portokontingent sowie das reguläre Briefporto.

    Frau im Gespräch bei DokFee, lächelnd, mit Tablet in der Hand.

    14 Tage kostenlos testen

    DokFee Mail & Pay im eigenen Praxisalltag testen.

    Lernen Sie den kompletten Funktionsumfang von DokFee Mail & Pay 14 Tage kostenlos kennen. Während der Testphase wird der Versand simuliert.

    Nach Ablauf der 14 Tage werden die Testdaten automatisch gelöscht.